Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin về Chạy kpi nghĩa là gì được quan tâm nhiều bởi người đọc
Chắc hẳn nhiều bạn đã nghe về khái niệm KPI hoặc đã trải nghiệm làm những công việc được áp dụng KPI. Tuy vậy, khoảng cách giữa làm theo và hiểu sâu là rất lớn. Trong bài viết này, Tuyển dụng VCCorp sẽ giải thích chi tiết thật sự KPIs là gì và làm thế nào để tối ưu hoá khả năng của công cụ tuyệt vời này.
KPIs là gì?
Các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) đề cập đến một tập hợp các phép đo có thể định lượng được dùng để đánh giá hiệu suất dài hạn tổng thể của một công ty. KPI đặc biệt giúp xác định các thành tựu chiến lược, tài chính và hoạt động của một công ty, đặc biệt là so với các thành tựu của các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực.
KPI là viết tắt của các chỉ số đo lường hiệu quả công việc, một thước đo có thể định lượng được về hiệu suất theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể. KPI cung cấp các mục tiêu để các công ty/nhóm/cá nhân hướng đến, các cột mốc để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn. Từ tài chính và nhân sự đến tiếp thị và bán hàng, các chỉ số đo lường hiệu quả công việc giúp mọi lĩnh vực của doanh nghiệp tiến lên ở cấp chiến lược.
Chạy KPI nghĩa là gì?
Một khái niệm song hành với chỉ số KPI đó chính là “chạy KPI”. Vậy chạy KPI nghĩa là gì? Có thể hiểu một cách đơn giản rằng chạy KPI là việc một người được giao nhiệm vụ sẽ cố gắng hoàn thành các hạng mục công việc để đáp ứng mức KPI mà cấp trên đặt ra.
Trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận đều được chia thành các bộ phận, phòng ban khác nhau. Vì vậy mà chỉ số KPI và cách đánh giá hiệu quả cũng khác nhau.
Đến nay, KPI vẫn là một chỉ số để đánh giá hiệu suất hoạt động của cá nhân, bộ phận, phòng ban… Dựa trên KPI, doanh nghiệp sẽ biết nhân viên có đang phát triển theo đúng tầm nhìn, kế hoạch của công ty hay không.
Vai trò của KPIs là gì
Đối với doanh nghiệp
KPI có ý nghĩa hoàn toàn đối với hiệu quả kinh doanh. Trên thực tế, việc thiết lập KPI cũng giống như dự báo kinh doanh về nhiều mặt. Có các KPI phù hợp cũng quan trọng như việc bạn có các kỹ năng và thái độ phù hợp trong công việc phù hợp để thúc đẩy sự phát triển kinh doanh trong tương lai. Mọi khía cạnh của doanh nghiệp đều được quản lý bằng cách thiết lập các chỉ số hiệu suất chính và các thước đo KPI. Đây là cách đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và KPI của tổ chức cho tất cả các nhân viên có liên quan là rất quan trọng để đảm bảo họ tin vào đó.
Đối với nhân viên
Chìa khóa để đạt được hiệu quả của KPI là tính đơn giản của nó. Điều cần thiết là mọi người trong tổ chức phải nhận thức được kết quả mong đợi và cách bạn đo lường cũng như tần suất bạn đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu. Điều này không chỉ quan trọng đối với những quản lý cấp cao mà còn đối với những người ở các cấp khác nhau trong công ty.
KPI được thiết kế tốt sẽ giúp tất cả nhân viên có thể hiểu được công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Mọi người đều hiểu rõ về vị trí và cách thức công việc của họ phù hợp với các mục tiêu chiến lược thúc đẩy họ ra sao. Họ cũng sẽ thấy các cơ hội để cải thiện hiệu quả, sự cộng tác giữa nhân viên sẽ đạt được các mục tiêu chung.
Phân loại KPIs là gì?
Đây là nhiều loại KPI mà bạn có thể sử dụng trong doanh nghiệp của mình. Điểm chung là tất cả những điều này đều là mục tiêu và bạn nên sử dụng những mục tiêu phù hợp nhất cho chiến lược kinh doanh của mình. Các loại KPI bao gồm:
- KPI định tính thiên về sự ‘mô tả’ – một ý kiến, một thuộc tính hoặc một đặc điểm. Loại phổ biến nhất đại diện cho KPI định tính là đo lường sự hài lòng của khách hàng hoặc nhân viên thông qua các cuộc khảo sát. Tất nhiên, bản thân dữ liệu khảo sát là định lượng, nhưng các thước đo dựa trên sự giải thích chủ quan về ý kiến của một người sẽ được hiểu là định tính.
- KPI định lượng là một đặc tính có thể đo lường được – thực sự nó đơn giản là bất cứ thứ gì liên quan đến con số. Đây là loại KPI phổ biến nhất và bao gồm nhiều thứ, chẳng hạn như: số lượng bán hàng, các khóa học đã tham dự, ngày tư vấn đã giao, các cuộc gọi được xử lý, lãng phí, hàng tồn kho và hơn thế nữa.
Ưu và nhược điểm của KPIs là gì?
Ưu điểm của KPI:
KPI đã được sử dụng trong quản lý công việc từ lâu. Có rất nhiều lợi ích liên quan đến việc sử dụng KPI là một trong những lý do tại sao chúng rất phổ biến. Sau đây sẽ là một số ưu điểm của KPI.
KPI giúp đơn giản hoá
Tham khảo thêm: Quy chế là gì? (Cập nhật 2023)
Có hai điều mà nhiều tổ chức có thể đồng ý: hiệu quả là quan trọng, và thời gian là tiền bạc. KPI cực kỳ hữu ích để đánh giá nhiều quy trình và hoạt động đan xen nhau đang diễn ra trong tổ chức. Chúng có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quản lý.
KPI có thể được sử dụng để hình thành các mục tiêu và đo lường việc thực hiện chúng
Thiết lập mục tiêu là một công cụ quản lý quan trọng. Các mục tiêu chỉ có ý nghĩa khi việc thực hiện và tiến trình của chúng cũng có thể được đo lường. Đây là lý do tại sao KPI là công cụ được lựa chọn để thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ: chúng giúp xác định các bước cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể và đi kèm là các mốc thời gian tương ứng với tiến độ cụ thể.
KPI giúp tăng hiệu quả trong giao tiếp
Giao tiếp cần có thời gian, đặc biệt là trong những tình huống phức tạp và không thể đoán trước. Giao tiếp là chìa khóa để đảm bảo thích ứng nhanh với hoàn cảnh mới. KPI có thể nâng cao hiệu quả trong giao tiếp khi có mô hình tinh thần (nhóm) hợp lý. Nói cách khác, khi các nhóm chia sẻ hiểu biết và tầm nhìn về cách đạt được các nhiệm vụ nhất định, việc thống nhất về KPI có thể thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và kết quả đầu ra.
KPI cung cấp cơ sở tốt để ra quyết định
Một trong những vấn đề lớn nhất trong quá trình ra quyết định là sự thiên vị. Điều này đặc biệt rõ ràng trong lĩnh vực quản lý. Khi được xây dựng đúng công thức, KPI có thể giúp giảm thiểu sự thiên vị và tập trung vào các mục tiêu và số liệu. Hình thức quản lý dựa trên bằng chứng này giúp tăng chất lượng của các quyết định và giảm sự không chắc chắn bằng cách quản lý rủi ro.
KPI rất dễ hình thành và phát triển
Bản thân KPI không phức tạp – trên thực tế, chúng rất dễ tạo ra và “thiết lập”. Phân tích ngắn gọn về tình hình hiện tại là điểm khởi đầu để tạo ra một chỉ báo hiệu suất chính và từ đó so sánh tình hình hiện tại với kết quả mong muốn chúng ta sẽ có thể tạo ra KPI phù hợp.
Nhược điểm của KPIs là gì?
Không có công cụ quản lý kỳ diệu nào có thể giải quyết mọi vấn đề. Trên thực tế, người ta thường cho rằng một khi KPI đã được xác định, xác định và chính thức hóa, thì trận chiến KPI sẽ thắng (Bauer, 2005). Đây không phải là trường hợp. Cũng như nhiều công cụ khác, KPI cũng có những khuyết điểm cần được đề cập:
KPI có xu hướng đơn giản hóa quá mức các vấn đề phức tạp
Cơ chế chính đằng sau việc sử dụng KPI là tổng hợp thông tin phức tạp thành một con số phản ánh trạng thái của tổ chức. Mặc dù điều này đơn giản hóa sự phức tạp, nhưng nó cũng có thể dẫn đến việc mất thông tin quan trọng. Đây là điều quan trọng cần lưu ý trong quá trình ra quyết định.
KPI có thể bị hiểu sai
Tham khảo thêm: Viên chức là gì? Viên chức được phân loại thế nào? – LuatVietnam
Việc quản lý tổ chức và các quy trình của tổ chức bằng cách sử dụng các chỉ số KPI yêu cầu một đội hoặc nhóm liên kết chặt chẽ trong tổ chức, những người đều có cùng hiểu biết về KPI. Nếu không đúng như vậy, việc hiểu sai có thể xảy ra, điều này không chỉ cản trở nỗ lực ra quyết định mà còn có thể dẫn đến xung đột trong nhóm.
Một KPI thường không đủ để hiểu toàn bộ bức tranh tổng thể
Mặc dù một trong những ưu điểm của KPI là tính đơn giản, nhưng điều này cũng có hai mặt: sự đơn giản có thể khiến mọi người tin rằng KPI cũng dễ hiểu và dễ phân tích, và do đó cũng dễ dàng đưa ra kết luận về KPI. Do đó, điều quan trọng là phải xem xét một bộ KPI và xem xét và đánh giá những thiếu sót của chúng.
Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPIs là gì?
Tất nhiên các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) rất quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, KPI chỉ thực sự hữu ích nếu bạn xác định được những KPI phù hợp với doanh nghiệp của mình. Dưới đây, Tuyển dụng VCCorp sẽ phác thảo những bước thiết yếu sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống chỉ số KPI. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp của mình không mắc phải các lỗi về thiết lập KPI phổ biến mà các công ty (cả lớn và nhỏ) mắc phải.
Xác định các mục tiêu chiến lược của tổ chức bạn
Viết KPI hiệu quả bắt đầu bằng sự hiểu biết sâu sắc về các mục tiêu chiến lược của tổ chức bạn. Các mục tiêu này có thể đo lường được, có khung thời gian xác định và cụ thể.
Xác định các tiêu chí để thành công
Khi bạn đã xác định được các mục tiêu chiến lược của công ty mình, hãy xem xét những tiêu chí nào xác định sự thành công của từng mục tiêu này. Mục tiêu có thể bao gồm nhiều thành phần quyết định sự thành công của mục tiêu tổng thể. Ví dụ: để tăng doanh thu, tăng cơ sở khách hàng, tăng giao dịch, cắt giảm chi phí và tăng tần suất giao dịch,…
Các biện pháp thực hiện có ý nghĩa chỉ có thể được đặt ra khi các mục tiêu được diễn đạt rõ ràng và có thể đo lường được.
Đặt câu hỏi mở
Việc phát triển các câu hỏi về hiệu suất cần thiết để có thể giúp bạn xác định cách đáp ứng một mục tiêu cụ thể. Tránh các câu hỏi có hoặc không và tập trung vào việc đặt các câu hỏi mở, kích thích tư duy để tạo ra các KPI có ý nghĩa. Ví dụ về các câu hỏi mở:
- Điều gì quan trọng nhất đối với tổ chức?
- Giá trị thực sự được tạo ra ở đâu?
- Chúng ta muốn đạt được kết quả hay kết quả nào?
- Tại sao kết quả hoặc kết quả đó lại quan trọng?
- Làm thế nào chúng ta có thể xác định tiến độ?
- Chúng ta muốn đo lường điều đó như thế nào?
- Loại hiệu suất nào dẫn đến những loại kết quả đó?
- Làm thế nào chúng ta biết được khi nào chúng ta đã đạt được mục tiêu cuối cùng?
Xác định những gì cần đo và tần suất bạn nên đo
Trong bước này, bạn sẽ cần quyết định những KPI nào phù hợp nhất cho các mục tiêu chiến lược của mình. KPI hiệu quả trải dài từ mục tiêu chiến lược tổng thể đến hoạt động hàng ngày của từng nhân viên mà bạn đang viết KPI cho họ. Mỗi KPI cũng nên liên quan đến một mục tiêu chiến lược cụ thể. Đặt những câu hỏi này có thể giúp bạn tạo KPI hiệu quả:
- Những biện pháp nào là phù hợp nhất để chỉ ra tiến trình đạt được mục tiêu?
- Các biện pháp này có thể định lượng được không?
- Có định dạng tiêu chuẩn để nắm bắt số liệu không?
- Các biện pháp có thực tế và có thời hạn không?
Trong nhiều trường hợp, có thể có nhiều phương pháp đo lường mục tiêu tuỳ theo cách bạn lựa chọn tiếp cận.
Tuy nhiên, tiêu chí chính trong việc chọn các chỉ số là đảm bảo KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược. Mặc dù có nhiều cách để đo lường các mục tiêu, nhưng không phải tất cả chúng đều cần được theo dõi, việc có quá nhiều KPI để theo dõi có thể tốn thời gian, phản tác dụng và làm phức tạp quá trình đánh giá hiệu suất.
Ví dụ: Nếu mục tiêu chiến lược của tổ chức là cải thiện các chương trình đào tạo nhân viên, thì các thước đo có thể bao gồm tỷ lệ nhân viên được đào tạo và thời gian đào tạo. Tuy nhiên, cả hai thước đo đều không tương quan với kết quả mà tổ chức tìm kiếm, đó là phát triển kỹ năng của mọi người. Một biện pháp tốt hơn là theo dõi việc giảm thiểu các lỗi hoặc sự chậm trễ do kết quả của chương trình đào tạo.
Phát triển các KPI
Tham khảo thêm: Đa dạng sinh học là gì? Nguyên nhân, biện pháp hạn chế suy giảm
Hãy nhớ rằng khi bạn triển khai KPI, nó cần phải bám theo cấu trúc SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể thực hiện, Có liên quan và Có giới hạn thời gian) để có hiệu quả.
Không giống như hầu hết các mục tiêu khác không đáp ứng tiêu chí SMART, các đặc điểm này vốn có trong KPI:
- Cụ thể – KPI phải cụ thể cho một mục tiêu như mối liên hệ của nó với một quá trình, chức năng, hoặc tốt nhất là một mục tiêu.
- Có thể đo lường – nó phải có thể đo lường được; nếu không, nó sẽ không chỉ ra bất cứ điều gì.
- Có thể chỉ định – KPI phải được chỉ định, nếu không nó sẽ không thể đo lường.
- Thực tế – đặt mục tiêu thực tế là điều cơ bản trong sử dụng KPI.
- Thời gian – nó được ngụ ý trong quá trình đo lường
Vì vậy, KPI không nên được gọi là KPI nếu nó không đáp ứng các tiêu chí này. Hãy nhớ kỹ và bám vào các mục tiêu của SMART khi bạn lập KPI nhé!
Một số lưu ý đối với KPI
Đo lường và giám sát hiệu quả hoạt động kinh doanh là rất quan trọng, nhưng việc tập trung vào các KPI sai có thể gây bất lợi. Vậy điều gì làm cho các KPI trở thành “chìa khóa” và chủ doanh nghiệp, người điều hành hoặc người quản lý nên lựa chọn chúng như thế nào? Có sáu yếu tố tách biệt các chỉ số hiệu quả tạo ra giá trị và hiệu quả khỏi những yếu tố bất lợi, làm giảm giá trị. Thực hiện theo sáu phương pháp hay nhất sau:
Căn chỉnh – Đảm bảo rằng bạn phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu chiến lược của tổ chức của bạn
Có thể đạt được – Các chỉ số bạn chọn để đo lường phải có dữ liệu có thể dễ dàng thu được
Cấp tính – Họ nên giữ mọi người trên cùng một trang và di chuyển theo cùng một hướng
Chính xác – Dữ liệu đi vào các chỉ số hiệu suất phải đáng tin cậy và chính xác
Có thể hành động – Mỗi điều khoản có cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về doanh nghiệp có thể hành động không?
Alive – Doanh nghiệp của bạn luôn phát triển và thay đổi. KPI của bạn cũng sẽ phát triển!
Kết
Đến đây, chắc hẳn mọi người ai cũng biết KPIs là gì và sức ảnh hưởng của nó như thế nào rồi. Nếu như từng cá nhân đều hoàn thành tốt KPI thì trong thời gian ngắn bạn sẽ cải thiện hiệu quả công việc mà còn đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp đề ra.
Đừng quên rằng hiện tại VCCorp đang tìm kiếm nhiều vị trí với những chính sách đãi ngộ tốt và mức lương hấp dẫn. Nếu quan tâm, bạn có thể tham khảo tại đây.
